Fabien Vous envisagez de déménager votre entreprise ? Un tel projet exige des préparatifs bien élaborés au préalable pour éviter les mauvaises surprises. Le motif importe peu, qu’il s’agisse de la croissance de l’entreprise, de la recherche de locaux plus adaptés, de la volonté de se rapprocher des clients ou de la réduction des coûts. L’essentiel est de ne rien laisser au hasard en tenant compte des étapes essentielles allant du transfert informatique à l’aménagement des nouveaux locaux.
Recherche de nouveaux locaux répondant aux critères de l’entreprise
Une fois les raisons du déménagement identifiées, l’étape suivante consiste à planifier les actions à faire et à organiser les ressources. Il convient de prêter une attention particulière à la logistique et à la planification, pour le projet de déménagement soit mené à bout.
En matière de choix de nouveaux locaux, il vous est conseillé de vous baser sur des critères stricts en fonction des besoins spécifiques de votre entreprise. Il est, par exemple, hors de question d’omettre l’aménagement des espaces de travail, la situation géographique, les infrastructures environnantes et la taille des locaux.
Veillez à priori à ce que les nouveaux locaux permettent d’accueillir tous vos collaborateurs ainsi que les équipements nécessaires au bon fonctionnement de votre entreprise. Bien évidemment, l’aménagement favorise obligatoirement la productivité et le bien-être des employés. La situation géographique est également cruciale et doit être définie de manière à favoriser la proximité avec les fournisseurs, les clients et les partenaires
Le budget fait aussi partie des critères à ne pas omettre lors d’un projet de déménagement d’entreprise. Il convient d’évaluer les coûts incluant le loyer, les charges, les éventuels frais de résiliation et d’aménagement. Une étude financière approfondie s’impose donc pour ne pas mettre en péril la santé financière de l’entreprise.
Négociation et signature du bail commercial
La négociation et la signature du bail commercial sont des étapes importantes qui précèdent l’installation proprement dite de votre entreprise. Pour ce faire, la logistique, le transport et l’emballage sont des éléments à prendre en compte. Il ne faut pas non plus négliger la planification et l’organisation.
La négociation du bail commercial prend en compte la durée, les modalités de renouvellement, les clauses liées à l’augmentation du loyer et les conditions de résiliation anticipée. Vos responsabilités relatives à l’entretien des locaux, aux charges locatives et aux éventuelles réparations sont aussi à privilégier en amont. Vous pouvez passer en toute tranquillité à la signature, une fois les termes du bail convenus. Mais, au lieu de vous y précipiter, il est judicieux de bien lire chaque clause. En cas de soucis, sachez que vous avez le droit de recourir à l’aide d’un avocat spécialisé en droit commercial. Celui-ci est en mesure de vous prodiguer des conseils juridiques professionnels relatifs à la réinstallation et au transfert d’une entreprise.
Choix de la date de déménagement de votre entreprise
Il est temps de fixer une date de déménagement. Pour cela, une préparation minutieuse est fortement recommandée. En plus de la logistique et l’emballage, le transport et l’organisation constituent les principaux éléments à ne pas négliger. Il convient de se baser sur les ressources et le temps pour organiser le déménagement dans de bonnes conditions. Basez-vous donc sur le volume de vos équipements et sur le nombre de collaborateurs impliqués. Ainsi, vous avez le choix entre gérer le processus en interne et faire appel à des professionnels du transport et de la logistique.
Suivez brièvement les étapes clés du déménagement d’entreprise :
- Emballage des biens ;
- Démontage et remontage des équipements professionnels ;
- Transport des affaires vers le nouveau local.
À l’aide d’un planning détaillé, vous n’aurez aucun mal à assurer le déménagement vers votre nouveau local. Il vous est conseillé de ne pas omettre les aspects logistiques, notamment les autorisations de stationnement pour les véhicules de déménagement ainsi que les restrictions de circulation. Tenez également vos clients et partenaires au courant du changement d’adresse. Le but étant d’amoindrir les risques de perturbations dans vos activités. Un temps de transition est aussi à prévoir avant la reprise de vos activités.
Établissement d’un rétro planning pour le déménagement de votre entreprise
En établissant un cahier des charges ou un rétro planning, vous assurez le bon déroulement de votre projet de déménagement. Cette étape vous permet de définir clairement vos objectifs, les ressources essentielles et les délais de l’installation. Décrivez les différentes étapes à suivre dans ces documents.
Grâce à un rétro planning, vous pouvez dresser en toute facilité une liste chronologique de toutes tâches. Vous n’aurez qu’à ajouter des délais spécifiques à chacune d’entre elles, sans oublier les noms des responsables.
Organiser des réunions de suivi est aussi indispensable pour suivre de près l’avancement du projet et résoudre les éventuels problèmes à temps. Une telle initiative permet aussi de compenser les retards. Grâce à une bonne organisation, vous réalisez de façon efficace votre projet d’installation dans vos nouveaux locaux professionnels.
